Kasa fiskalna

Kasa rejestrująca, powszechnie nazywana fiskalną, jest elektronicznym urządzeniem rejestrującym, które służy do prowadzenia zapisu obrotu oraz kwot podatku należnego ze sprzedaży. Rodzaje kas stosowanych w Polsce posiadają pamięć fiskalną, typu OTP (one time programing). Ponadto każda z nich posiada unikalny numer. W pamięci kasy rejestrującej na zakończenie doby, zapisywane są informacje o wysokości kwot netto, podatku według aktualnych stawek VAT oraz łączna kwota podatku i należności brutto.

Budowa kasy fiskalnej jest szczegółowo określona przepisami ustanawianymi przez Ministerstwo Finansów. Jej prawidłowa budowa, funkcjonalność, zastosowane oprogramowanie, są skrupulatnie sprawdzane przed dopuszczeniem do użytku. Wyróżnia się dwa rodzaje mechanizmów drukujących stosowanych w tego rodzaju kasach:

• drukarka igłowa (mozaikowa), bardzo głośna, ale charakteryzuje się długą trwałością druku, stosowana w przypadku konieczności archiwizowania rolek kontrolnych przez czas określony przepisami prawa podatkowego,
• drukarka termiczna, bardzo szybka i cicha, jednak o bardzo krótkiej trwałości druku, co wynika z właściwości papieru termicznego. Musi on być przechowywany w chłodnych warunkach. Mimo tego ten typ drukarek wyparł w znacznej części drukarki igłowe.

Kasy fiskalne nie posiadające możliwości elektronicznego zapisu kopii, posługują się mechanizmem drukującym oryginał paragonu, który przeznaczony jest dla klienta, i kopii umieszczonej na rolce kontrolnej, która przeznaczona jest dla podatnika, w celu archiwizowania.

Rozpoczynając prowadzenie działalności gospodarczej, należy upewnić się, czy przepisy wymagają dla danego jej rodzaju korzystania z kasy fiskalnej. Posiadanie kasy rejestrującej nie jest wymagane przy sprzedaży towarów i świadczeniu usług wyłącznie firmom lub organizacjom, organom administracji państwowej lub samorządowej. Sprzedaż towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, a także na rzecz rolników niebędących czynnymi płatnikami podatku VAT, należy rejestrować za pomocą kasy fiskalnej.

Jednym ze zwolnień z posiadania kasy jest niewielka liczba świadczonych usług i tym samym odbiorców. Ilość usług, które kwalifikują przedsiębiorcę do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, zależy od tego, w którym półroczu rozpoczął działalność. Dla podatników zaczynających w I połowie 2014 r., ilość świadczonych usług może wynosić maksymalnie 50, a ilość odbiorców tych usług nie więcej niż 20. Dla podatników rozpoczynających działalność w II połowie 2014 roku wartości te wynoszą kolejno 25 i 10. Aby skorzystać ze zwolnienia łącznie z tym warunkiem musi zostać spełniony wymóg wystawienia faktury VAT za każdą świadczoną usługę, zawierającej dane identyfikujące odbiorcę usługi.

Ponadto przepisy precyzyjnie wskazują rodzaje działalności, których prowadzenie nie wymaga ewidencjonowania na kasie rejestrującej, w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.11.2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Są to między innymi szeroko pojęte usługi związane z rolnictwem, ze zbieraniem i utylizowaniem odpadów, usługi pocztowe i noclegowe, telekomunikacyjne, finansowe, prawnicze (wyłączając notariuszy), usługi w zakresie edukacji.

Dla niektórych rodzajów działalności istnieje z kolei bezwzględny wymóg ewidencjonowania obrotów za pomocą kas fiskalnych, a podatnicy prowadzący taką działalność nie mogą skorzystać z żadnych zwolnień. Należą do nich sprzedaż gazu płynnego, profesjonalny przewóz pasażerów, usługi taksówkarskie, sprzedaż silników spalinowych i niektórych części mechanizmów samochodowych. Zaznaczyć należy, że wymóg ten nie dotyczy warsztatów samochodowych, które zajmują się montażem towarów, co jest świadczeniem usługi, a nie sprzedażą części samochodowych.

Ponadto kasa fiskalna wymagana jest między innymi przy prowadzeniu sprzedaży sprzętu radiowego i telewizyjnego, wyrobów z metali szlachetnych, wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych.