Firmy przechowają oświadczenia pracowników w formie elektronicznej?

Oświadczenia pracowników dotyczące identyfikatorów podatkowych nie muszą być przechowywane przez pracodawców w formie papierowej. Można zapisać je na dysku komputera i posiadać wyłącznie ich wersję elektroniczną. Wynika to z faktu, że w ustawie o zasadach ewidencji i identyfikacji podatkowej podatników i płatników nie pojawiają się żadne konkretne wytyczne na temat zasad przechowywania takich danych.

W związku z tym, zakłada się, że każda jednostka może je zapisywać w dowolny sposób. Urząd Skarbowy nie może zatem wymagać, by przedsiębiorca przechowywał dane zapisane na papierze. Nie jest przy tym także wymagane, by oświadczenie, na którym znajduje się identyfikator podatkowy było sygnowane własnoręcznym podpisem pracownika.

Informacje na temat identyfikatorów podatkowych zebrać muszą wszyscy pracodawcy, którzy są zobowiązani do uiszczania podatku dochodowego od osób fizycznych. Chodzi zarówno o firmy zatrudniające kadrę pracowniczą, jak i o przedsiębiorstwa nawiązujące kontakt z jednorazowymi zleceniobiorcami. Podstawowymi danymi są w tym przypadku NIP oraz PESEL. Możliwość przechowywania oświadczeń pracowników na dysku komputera jest rozwiązaniem bardzo wygodnym dla wielu przedsiębiorstw. Dotyczy to również tych firm, które obecnie trzymają drukowane wersje oświadczeń. W ramach ograniczenia ilości papierów zalegających w biurze, mogą wykonać skany dokumentów i zapisać je w pamięci komputera.

Opcja zapisywania ważnych danych na komputerze obniża koszty księgowości w firmach, które zatrudniają bardzo dużo osób. W znacznym stopniu ułatwia to wszelkie działania archiwizacyjne, jednocześnie pozwalając na zaoszczędzenie miejsca. W większych przedsiębiorstwach przechowywanie tych dokumentów wymaga bowiem inwestycji w dodatkowe szafki, a nawet regały. Ponadto, wyszukanie konkretnych dokumentów na dysku twardym jest zdecydowanie łatwiejsze, niż przeglądanie stosów papierów w formie drukowanej. Niemniej jednak, pojawiają się też pewne zagrożenia. Komputer, na którym znajdują się takie dokumenty powinien być odpowiednio chroniony. Należy dbać zarówno o to, by nikt niepowołany nie miał dostępu do informacji podatkowych, jak też o to, by dokumenty nie uległy skasowaniu, do którego może dojść przypadkiem lub podczas czyszczenia dysku.