Faktury w formie elektronicznej – przechowywanie od A do Z

Inq/bigstockphoto.com

Faktury elektroniczne są coraz popularniejszym, ekologicznym i tanim sposobem rozliczeń. Niektórym jednostkom wciąż jednak sprawiają sporo problemów. Jednym z częstszych dylematów jest to, jak archiwizować tego typu dokumenty?

Z założenia, faktury elektroniczne mają być rozwiązaniem tańszym, łatwiejszym i wygodniejszym od tradycyjnych, papierowych dokumentów. Okazuje się jednak, że niektórym firmom sprawiają one sporo kłopotów. Jedną z poważniejszych spraw jest ta dotycząca ich archiwizowania. Wiele dokumentów musi być przechowywanych przez okres kilku, a nawet kilkunastu lat. Jak to zrobić, żeby faktury były odpowiednio zabezpieczone, a sposób ich archiwizowania był zgodny z prawem?

Okazuje się, że schody zaczynają się już na samym początku, bo jeśli chcemy dokonywać archiwizacji elektronicznej, musimy zadbać o odpowiednie rozwiązania technologiczne. Zaleca się, by zawrzeć z kontrahentami umowy, w których wypunktowane będą kwestie, takie jak zachowanie poufności i terminowość wykonania zamówienia. Doradza się także zabezpieczenie się dodatkową umową na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji – gdy dojdzie do zakłóceń działania archiwum i wymagana będzie natychmiastowa reakcja serwisantów. Cała transakcja musi być przejrzysta, by nie wzbudzać podejrzeń związanych z korupcją.

Jedną z najistotniejszych kwestii jest uwzględnienie przepisów prawnych w specyfikacji tworzonego archiwum. Musi ono być czytelne. Warto również zadbać, aby zablokowana została opcja wprowadzania zmian do przechowywanych dokumentów. Żeby mieć stuprocentową pewność, że archiwum będzie bezpieczne, należy ustalić z usługodawcami, że wykonane zostaną testy bezpieczeństwa, z których klient otrzyma kompletny raport. Testy powinny jednak zostać przeprowadzone przez jednostki obiektywne, najlepiej niezależnych ekspertów.

Ciekawostką jest fakt, że specjaliści odradzają archiwizowanie elektronicznych faktur i innych, ważnych dokumentów w popularnej ostatnio „chmurze”. Podkreślają, że nie jest to bezpieczna metoda przechowywania istotnych danych, ponieważ nie pozwala to na negocjowanie warunków, na jakich odbywa się cały proceder archiwizacji. Eksperci dodają też, że jeśli do e-archiwum dostęp ma więcej osób, to koniecznie trzeba pamiętać o nadaniu im specjalnych uprawnień.