Firmy tracą czas i pieniądze na nieskutecznych spotkaniach

spotkanie służbowe

andres/bigstockphoto.com

Firmowe spotkania często są nieefektywne? Tak sugerują eksperci, którzy uważają, że polskie przedsiębiorstwa tracą wiele czasu i pieniędzy na bezsensowne spotkania z pracownikami, klientami, innymi menedżerami. Jak to zmienić?

Z danych zgromadzonych przez ekspertów zainteresowanych tym tematem wynika, że przeciętny menedżer średniego stopnia odbywa w ciągu tygodnia nawet 10 służbowych spotkań, a jedno trwa ok. 1,5 godziny. Daje to ok. 720 godzin rocznie, a to oznacza, że korporacja zatrudniająca 25 menedżerów wydaje na ich spotkania, bagatela, 1.35 milionów złotych w ciągu roku! Tyle tylko, że część z nich w ogóle nie jest potrzebna.

Warto zastanowić się np. nad spotkaniami z pracownikami. Czasem bardziej opłacalne byłoby wydrukowanie broszur i wręczenie im, by zapoznali się z informacjami, które miały zostać przekazane w trakcie spotkania. Można również zdecydować się na jednego firmowego e-maila, który zostanie wysłany do wszystkich zatrudnionych. W niektórych korporacjach znajdują się specjalne tablice informacyjne, więc mniej ważne informacje można wywieszać właśnie na nich.

Niemniej jednak, wcale nie trzeba rezygnować ze wszystkich spotkań, ponieważ nawet wykreślenie jednego z nich oraz nieznaczne skrócenie pozostałych daje już spore oszczędności w skali roku. Gdyby ograniczyć czas trwania spotkań pracowniczych o zaledwie 4,5 minuty i zrezygnować z jednego takiego wydarzenia w tygodniu, to już można zredukować wydatki o niemal 200 tysięcy złotych rocznie.

Żeby jednak udało się skracać spotkania, menedżerowie muszą być dobrze przygotowani do ich przeprowadzania. Przede wszystkim powinni zawsze mieć dokładny plan, by zwięźle i szybo przekazać podwładnym wszystkie istotne informacje. Powinno się także zrezygnować z zapraszania osób, których obecność nie ma większego znaczenia. Zamiast organizować spotkanie dla całej firmy, wystarczy ograniczyć się do spotkania z jednym działem, którego dotyczą przekazywane wieści.

Do spotkania przygotować powinni się także pracownicy. Jeżeli powinni wcześniej zapoznać się z jakimiś dokumentami lub przypomnieć sobie regulamin, wystarczy napisać im e-maila służbowego. Dzięki temu ograniczony zostanie czas spotkania, który poświecony zostałby na przypominanie lub tłumaczenie poszczególnych kwestii.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *