Firmy tracą czas i pieniądze na nieskutecznych spotkaniach

spotkanie służbowe

andres/bigstockphoto.com

Firmowe spotkania często są nieefektywne? Tak sugerują eksperci, którzy uważają, że polskie przedsiębiorstwa tracą wiele czasu i pieniędzy na bezsensowne spotkania z pracownikami, klientami, innymi menedżerami. Jak to zmienić?

Z danych zgromadzonych przez ekspertów zainteresowanych tym tematem wynika, że przeciętny menedżer średniego stopnia odbywa w ciągu tygodnia nawet 10 służbowych spotkań, a jedno trwa ok. 1,5 godziny. Daje to ok. 720 godzin rocznie, a to oznacza, że korporacja zatrudniająca 25 menedżerów wydaje na ich spotkania, bagatela, 1.35 milionów złotych w ciągu roku! Tyle tylko, że część z nich w ogóle nie jest potrzebna.

Warto zastanowić się np. nad spotkaniami z pracownikami. Czasem bardziej opłacalne byłoby wydrukowanie broszur i wręczenie im, by zapoznali się z informacjami, które miały zostać przekazane w trakcie spotkania. Można również zdecydować się na jednego firmowego e-maila, który zostanie wysłany do wszystkich zatrudnionych. W niektórych korporacjach znajdują się specjalne tablice informacyjne, więc mniej ważne informacje można wywieszać właśnie na nich.

Niemniej jednak, wcale nie trzeba rezygnować ze wszystkich spotkań, ponieważ nawet wykreślenie jednego z nich oraz nieznaczne skrócenie pozostałych daje już spore oszczędności w skali roku. Gdyby ograniczyć czas trwania spotkań pracowniczych o zaledwie 4,5 minuty i zrezygnować z jednego takiego wydarzenia w tygodniu, to już można zredukować wydatki o niemal 200 tysięcy złotych rocznie.

Żeby jednak udało się skracać spotkania, menedżerowie muszą być dobrze przygotowani do ich przeprowadzania. Przede wszystkim powinni zawsze mieć dokładny plan, by zwięźle i szybo przekazać podwładnym wszystkie istotne informacje. Powinno się także zrezygnować z zapraszania osób, których obecność nie ma większego znaczenia. Zamiast organizować spotkanie dla całej firmy, wystarczy ograniczyć się do spotkania z jednym działem, którego dotyczą przekazywane wieści.

Do spotkania przygotować powinni się także pracownicy. Jeżeli powinni wcześniej zapoznać się z jakimiś dokumentami lub przypomnieć sobie regulamin, wystarczy napisać im e-maila służbowego. Dzięki temu ograniczony zostanie czas spotkania, który poświecony zostałby na przypominanie lub tłumaczenie poszczególnych kwestii.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.