Refakturowanie: co trzeba o tym wiedzieć?

Choć wielu przedsiębiorców ma związane z tym obawy, to jednak wystawianie refaktur nie jest aż tak skomplikowane, jak się wydaje. Tego typu dokumenty są sporządzane przez usługodawcę, który w imieniu klienta kupuje jeden produkt lub usługę i sprzedaje je klientowi razem z własnym towarem. W takim przypadku, inną osobą jest formalny nabywca usługi, a odmienną jej rzeczywisty użytkownik. Właśnie w takich sytuacjach firmy dokonują tzw. refakturowania.

Refakturowanie jest z zasady stosowane wtedy, gdy planujemy przenieść koszty związane z usługą lub produktem na osobę trzecią. Najłatwiej jest wytłumaczyć je na przykładzie wynajmu mieszkania. Jeżeli osoba udostępniająca lokal chce przenieść opłaty związane ze zużyciem mediów na lokatora, może zdecydować się na refakturowanie, w którym uwzględni zarówno koszty za media, jak i cenę samego najmu. Firmy refakturują natomiast większość kosztów ponoszonych w związku z prowadzoną przez siebie działalnością na rzecz klientów. Może tu chodzić o koszt dostarczenia zakupionego towaru przez inną firmę, o usługi telekomunikacyjne, ubezpieczenia i wiele innych opłat.

Chociaż wciąż wiele jednostek obawia się refakturowania, to jednak warto wiedzieć, że praktycznie niczym nie różni się ono od wystawiania standardowych faktur. Jako sprzedawca występuje na takim dokumencie firma, która nabyła towar lub usługę, a nabywcą pozostaje finalny odbiorca. Co więcej, nie istnieją żadne zasady prawne, które zobowiązywałyby do zamieszczania na papierze jakichkolwiek informacji o refakturowaniu. Jedyną różnicą, a zarazem komplikacją jest natomiast kwestia rozliczania podatku VAT.

Do końca nie zostało ustalone, w których przypadkach należy odnosić się do terminu płatności wynikającego z daty wystawienia faktury, a w których przypadkach chodzi o datę znajdującą się na refakturze. Większość instytucji podatkowych jest przekonana, że znaczenie ma wyłącznie data zawarta na pierwotnej fakturze. Co więcej, twierdzą one, że na refakturowanie firma lub osoba ma tylko 7 dni od momentu wystawienia faktury. Problemy pojawiają się przy stawkach VAT. Według faktury, czasem pojawia się zwolnienie z podatku, ale już refaktura nakazuje jego naliczenie. Jest tak np. w przypadku usług pocztowych. Pozwalają one na zwolnienie, o ile są wykonywane przez Pocztę Polską, ale jeśli dochodzi do refakturowania, to pojawia się obowiązek opłacenia 23% podatku VAT, ponieważ firmy refakturujące zwykle nie należą do specjalnej grupy z niego zwolnionej.